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Quatre volets...

Nous venons de livrer le tout nouveau site du ministère de la Sécurité publique, un projet d'une relative envergure (à peu près 1000 jours/personnes) et j'ai été nommé chargé de projet d'office. Réaliser une telle tâche, dans le contexte gouvernemental, n'est pas toujours facile, mais le résultat est, je crois, très satisfaisant.

C'était pour moi la première fois où j'avais à gérer un si gros dossier et j'ai appris énormément au cours du processus. Dans une série de quatre articles, je vais donner mes impressions personnelles sur ce projet et donner quelques informations qui pourront aider ceux qui auront à faire des projets semblables à l'avenir... du moins, je l'espère! Ces quatre articles toucheront: la technologie, les gens, le design et l'innovation.

Je vous invite donc à suivre mes impressions, commentaires et autres trucs au cours des articles, et à les commenter. Allez, hop! On commence!

Refondre un site ministériel, partie 1: la techno

Constats

Dans le meilleur des mondes, même Jakob le dit, il faut éviter de faire une refonte majeure, à la «Extreme Makeover», mais il y a des situations qui l'obligent. Nous étions dans cette situation.

Au moment d'entreprendre les travaux, le site ministériel était hébergé sur un serveur Windows, avec IIS. Composé presqu'entièrement de page HTML statiques, maintenues grâce à DreamWeaver et ses gabarits, il y avait une petite portion des documents qui étaient gérés par un CMS maison en ASP. 

Le site roulait depuis 1998, il avait évolué, certes, mais le volume (près de 5000 pages, selon les données qui m'ont été fournies) et le fait qu'il était toujours géré «à la mitaine», limitait grandement les possibilités d'améliorations.

Bref, il fallait faire quelque chose.

Un choix techno

D'un autre côté, le ministère s'est doté d'une expertise en TYPO3 au fil des ans (depuis 2007), principalement pour les sites des divers organismes (dont le Bureau du coroner, notre dernier gros projet de refonte) et des sites internes.

Les infrastructures internes passent tranquillement sous Linux, nous avons testé l'implantation de WordPress pour certains projets (le dernier en date est celui du blogue de géomatique). Bref, nous étions prêts pour faire le passage d'un gros site vers TYPO3. La direction des communications (la direction cliente, qui gère le contenu du site), avait aussi été initiée à TYPO3 par la refonte technique de l'intranet ministériel.

Nous avions donc choisi de faire le passage à TYPO3 pour le site ministériel. Ce choix s'explique aussi par la grande flexibilité du produit. Nous savions, avant de commencer le projet, que la majorité des demandes ou besoins exprimés par le client seraient répondus, sinon par une extension existante, par le développement d'une nouvelle.

Pour les gens du gouvernement intéressés à en apprendre plus sur les extensions utilisés et les modifications apportées à TYPO3 dans le site ministériel, nous organisons une petite présentation le 20 avril prochain dans nos locaux. Les places sont limitées...

Données corporatives

Un autre gros changement dans le site, c'est l'utilisation des données corporatives, sur Oracle, plutôt que d'avoir des systèmes basés sur des Bd Access. Ça peut paraître bénin pour quelqu'un qui ne travaille pas au gouvernement, mais c'est tout un changement de culture!

Nous avions des bottins dont les informations étaient maintenues en parallèle de celles contenues dans de gros systèmes corporatifs. De puiser dans les données corporatives a fait sortir plein de petits problèmes de mise à jour de ces informations... Disons que ça a levé de la poussière!

Techniquement, nous utilisons une petite Bd Oracle XE (une banque très limitée - mais vu le nombre d'enregistrement, c'est pas stressant) pour les données des bottins corpo. C'est une réplication des données internes, il n'y a pas d'accès aux grosses Bd internes... Toutes les autres données nécessaires pour le site sont sur MySQL.

Suivi des demandes

Tout au long du projet, nous avons tenu un journal des demandes, que ce soit pour l'équipe de développement, l'équipe de contenu (communications) ou pour les consultants externes. Il fallait avoir un suivi du travail et savoir qui faisait quoi... je ne vous apprends rien!

Nous avons utilisé un outil implanté depuis quelques années maintenant au ministère, soit JIRA. Bien que ce soit plus adapté à des équipes de développement informatique, l'outil est assez malléable pour nous permettre de s'en servir dans le cadre de projets de refonte de sites Web. 

Ce n'est pas du logiciel libre, mais disons que la philosophie s'en rapproche drôlement. Il existe d'autres outils du même type, mais disons que JIRA nous a satisfait amplement!

Travail collaboratif

Pour faire la rédaction du site ministériel, nous devions avoir la possibilité de faire du travail collaboratif. Il n'était pas question de se transmettre une quantité phénoménale de documents Word par courriel ou encore de les déposer sur des serveurs réseau (nous n'avons pas d'environnement partagé entre tous les intervenants). Nous n'avons pas de solution de GED non plus. Il fallait absolument trouver une solution.

C'est Google Documents qui a été la réponse. Avec l'aide de Zengo, nous avons créé une grille de suivi des contenus dans laquelle nous pouvions savoir si un contenu était nouveau ou conservé, validé, révisé ou intégré. Chaque nouveau contenu était un document google indépendant, partagé entre tous les participants.

Les informations devaient éventuellement se retrouver sur Internet, donc il n'y avait aucun document sensible ou risqué. La solution Google s'est imposée d'elle-même et a été fort appréciée.

Au début du projet, nous devions partager chaque document, mais en cours de route, Google a fait évoluer sa suite en ligne et il devenait alors possible de partager un dossier contenant divers documents. Dommage que ce ne soit arrivé que plus tard.

Statistiques d'achalandage et liens brisés

Encore une fois, c'est Google qui nous a offert la réponse. Un point majeur dans le nouveau site était le suivi des liens brisés. Nous devions avoir un outil permettant d'en faire la liste et ceux offerts sur TYPO3 avaient des problèmes, principalement de performance et de convivialité.

Sans que ce soit la panacée, nous avons implanté le Google Webmaster Tools dans le site, ce qui nous permet de vérifier plein de trucs, comme les liens brisés! Il y a plus, mais je ne m'étalerai pas sur le sujet, à vous de tester ce que ça donne.

Pour les statistiques d'achalandage, nous avons décidé de faire le grand saut vers Google Analytics (GA). En fait, l'ensemble des sites que nous gérons (Internet, intranet et extranet) utilisent GA, mais nous avions, historiquement, un fournisseur de service en plus. Pour des raisons économiques principalement, et pratiques, l'équipe de gestion du projet a pris la décision de ne recourir qu'à Google Analytics pour le nouveau site ministériel.

Encore du Google?

Bien oui, encore du Google... mais cette fois, c'était notre second choix. Nous avons implanté, dans diverses pages du site, des bottins avec carte de référence. Or, nous voulions implanter le module géomatique développé au ministère par l'équipe interne, sur une base de logiciels libres et puisant dans les informations gouvernementales. Or, les infrastructures n'étaient pas prêtes à supporter la charge du site et nous devions retarder la mise en place de cette plateforme.

Nous nous sommes donc retournés vers Google et son service de cartes pour l'instant. Nous devrions, lorsque le service sera disponible, mettre en place les cartes ministérielles. D'ici là, ben, oui, encore du Google...

... et WordPress!

Nous avons prévu une notion de «site d'urgence». Ce n'est pas encore tout à fait au point, c'est un «Work in progress». Pour cette option, où nous avions besoin de légèreté et de rapidité, de facilité d'utilisation et de mise à jour, nous avons privilégié Word Press à TYPO3. 

Lorsque ce sera prêt, et que l'occasion s'y prêtera, j'en reparlerai plus longuement...

En conclusion

Le nouveau site du Ministère de la sécurité publique est fortement supporté par des outils à code source libre (Open Source) ou des produits gratuits, «on the cloud», comme on dit. Ces solutions légères nous ont permis:

• Une économie certaine;
• Une réutilisation de l'existant (pas besoin de réinventer la roue);
• De profiter d'une expertise locale;
• De partager nos apprentissages et développements à la communauté;
• Un travail collaboratif.

Je souhaite que d'autres projets puissent s'inspirer de ce que nous avons réussi à faire au cours des derniers mois. Nous avons pu explorer plusieurs outils qui, il y a quelques années, n'existaient même pas. Ils nous ont permis de sauver temps, argent et probablement bien des chicanes!

Je vous reviendrai prochainement avec le second volet où je traiterai des intervenants impliqués dans le projet, qui ils sont et quel a été leur rôle. Restez à l'affût!

• Faire une refonte de site ministériel:
• Partie 1: la techno
• Partie 2: les gens
• Partie 3: le design
• Partie 4: l'innovation

Libellés : design, gouvernement, logiciels libres, web design